会議のポイント

◇ワンポイントクイズ◇

Q: どうしても自分の意見を通したい重要な会議で、周りが上司や先輩ばかりだったら、どこに座りますか?
 
  1. 一番後輩なのだから「ドアの近くの下座」
  2. 今日は自分が主導権を握る!「ホワイトボード前の上座」

【正解】 2

席順に配慮する

 

会議はすべて8分の1にせよ

 

会議の法則

日本のホワイトカラー(知識労働者)の生産性が低い原因として、会議の長さと言われています。

そこで私が会議を招集するとき、常に心掛けている法則があります。

それは、『1/8の法則』です。

会議の構成要素を「参加者数」「所要時間」「開催頻度」に分解します。

それぞれを半分にすることで、1/2×1/2×1/2で、組織が投入する総時間は1/8になるということです。

例えば、20人が参加する2時間の会議が、月2回開催されるとします。
 

20人×2時間×2回=80時間

これらを、全部半分にすると、10人×1時間×1回=10時間となります。

なんと、70時間の削減になります。

この時間を別の仕事に当てられれば、組織にとって大きな価値を生むことができるのではないでしょうか?

もし、あなたが会議のリーダーになるときは、習慣化した会議のすべてに、この法則を試してみてください。

たいていの場合、1/8になっても組織の運営に支障をきたすことはないでしょう。

また、あなたがそのような会議を仕切ることで、その手腕は大きな話題になるでしょう。
 

会議の趣旨を明確にせよ

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会議の種類

会議には、二段階が存在します。
 
  • どんどんアイデアを出す「ブレスト」
  • 出てきたアイデアをもとに、整理して最終決定まで持っていく「エバリュエーション」
 
ブレスト
『ブレスト』では、相手のアイデアを否定せず、みんなでどんどんアイデアを出すことがルールです。

参加者の中に、たった一人でもこのルールを知らない人がいると、せっかくいいアイデアが出ても、その芽が一瞬で摘み取られてしまいます。
 
エバリュエーション
『エバリュエーション』では、出てきたアイデアをマインドマップやフレームワークで整理し、結論まで導くものです。

この時には、活発に批評や議論をしあって、結論にこぎつけます。

つまり、会議においては、その日の趣旨が「ブレスト」なのか「エバリュエーション」なのかを、事前にはっきりさせておくことが重要なのです。
 

共通認識を植え付ける

こうして趣旨の共有なくして、会議を行うことはできません。

あなたが会議のリーダーであるならば、次のように参加者全員に共通認識を植え付けるといいでしょう。
 
  • 「今日の会議はブレストを主体にやります」
  • 「前半はブレストをやって、後半はエバリュエーションを行います」
そうすることで、ファシリエーターとしてのあなたの価値が発揮され、よりスムーズに会議は進行されるでしょう。
 

シナリオを考え時間を区切れ

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進行計画

会議で目的を達成させるには、事前に『進行計画』を立てる必要があります。

会議には、議題が複数あったり、まとめの時間が必要など、それぞれにシナリオが必要です。

このシナリオが決まったら、必要となる時間を分単位で割り振り、全員で確認することが大切です。

そうすることで、参加者共通の目安になり、脱線を避けられます。
 

時間配分

時間配分の考え方については、
 

1)目的とゴールを決める。

目的: 最終的に実現すること

ゴール: 目的実現を測る基準

2)目的とゴールを達成するためにの対策を洗い出す。

3)それらを決定するために必要な時間を考え、会議時間を割り振る。

時間の割り振りは、議題の内容と、それに対する参加者の反応を思い描き、目的・ゴールが達成できるまでの想定時間を割り出します。
 

タイムマネジメント

次に、「緊急度」の観点から順番を決めていきます。

会議時間が2時間であっても、2時間以内で各議題に分配し、「その他:10分」など、猶予の時間を設けるようにします。

もしも、予定通り進行し、10分を残して終了したら、あえて2時間の枠ギリギリまで使うことなく、会議を終了してください。

会議は、短ければ短いほどいいです。

せっかく頂いた30分であっても、目的が達成したら、その時点で会議を切り上げてください。

また、目的が達成できないことが判明した場合も同じです。

ちなみに、2時間以上の会議の場合は、必ず休憩時間を設けるようにするといいでしょう。

効率を上げるためにも、リフレッシュは必要です。

このような、タイムマネジメントも、会議を任されたあなたの裁量によるものなのです。
 

席に配慮する

 

自分の座る位置

会議室に入ったら、まず始めに自分の座る位置を、戦略的に考えるようにしてください。

このとき、日本古来のいわゆる「上座・下座」の概念は捨ててください。

この考え方は、日本人以外、まったく気に留めませんし、会議室での会議は実用優先であるべきです。

まず、確認すべきはホワイトボードの位置です。

自分が主導権を握りたいなら、必ずその近くに着席します。
 

優秀な人

ちなみに優秀な人は、若手・中堅・ベテランに限らず、会議の最中に立ち上がりホワイトボードに書き始めます。

この行為は、言葉の空中戦を避け、時間・労力のムダを省くのです。

参加者全員が同じボードを見て論点を確認できれば、空中戦が続くことも避けられ、「優秀な人」という印象も与えられます。
 

位置関係

 
対立位置
他の参加者との位置関係も重要であり、特に目の前に誰が座るかは大事です。

面と向かって座ると、相手と深くコミュニケーションできる反面、この位置は『対立位置』とも言われています。

つまり、相手が反対意見を持つ場合、より反対を受けやすい位置なのです。

なるべくなら、味方に座ってもらいたい席です。
 
交流位置
逆に、隣り合わせの席は『交流位置』と言われ、営業シーンなどではこの位置が使われます。

特に、相手の1.5m以内は『懐(ふところ)』と言われ、刀が振り回せない至近距離なのです。

心理的にも親近感や味方の意識が働くため、攻撃の対象になりにくいのです。

会議室に入ったら最初にこれを判断できたら、先手を打つことができるはずです。
 

会議後のアクションはその場で決めろ


アクションの効果


会議後に、何をすればいいのか?

この認識が参加者ごとにバラバラだったり、忘れた頃に対策が話し合われたり・・・。

これでは、会議にかけて時間が無駄なものになってしまいます。

このようなやりっぱなしを防ぐためにも、会議後のアクションはその場で確認することが大切です。

顧客や上司との会議や参加者が多い会議では、意外に難しいものです。

「あっ、この人デキる人だな」と思わせるには、議題についての討論が一段落したら「それで、アクションはどうしましょう?」と発言してみましょう。

このときアクションには、必ず個人名で責任者を決め、「いつまでに」「何を」するかを決めるのです。

その際、アクションはできるだけ具体的に確認します。

デキる人

例えば、「担当:〇〇部、期限:10月中旬」ではなく、「担当:〇〇部※※さん、期限:10月15日正午」というところまで。

最後に全員の了解が取れれば、会議の後に無用な個別確認はなくなり、話し合いの成果は確実にアクションにつながります。

これが「デキる人」のやり方です。

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