メールのポイント

メールのポイント

2016年1月24日 0 投稿者: lexus123

 

◇ワンポイントクイズ◇
 
Q: いつも忙しく、大量のメールを処理している相手に送るメールのタイトルで、理想的なのはどちら?
 
  1. 「資料請求:〇〇会議」
  2. 「〇〇会議について」

 
【正解】 1

件名を工夫する

 

件名を工夫せよ

立場や職種、状況によりますが、仕事のメールだけでも1日に数百通という量を見る人が多くなっています。

このような現代の職場では、いかにメールをうまく利用できるかが、仕事のパフォーマンスを左右するといっても過言ではありません。
 

メールを開いてもらうコツ

メールの多くは、メールボックスを開くと着信日時順に、件名と発信者が表示されます。

大量受信者にメールをするならば、タイトルだけで内容が判別できるようにすれば、優先度が上がります。

例えば、

◇ 「〇〇会議について」   ・・・ ✖

◇ 「資料請求:〇〇会議」  ・・・ 〇

お分かりだと思いますが、「~について」といった件名は避けたいですね。

これでは、会議の議題連絡なのか、議事録の送付なのか、資料の請求なのか、会議日程が変更になったのか、メールを開けなければわかりません。
 

具体的なワード

件名には長くならない範囲で具体的なワードを入れるだけで、返信速度が上がります。
 
  • 【要ご対応】
  • 【緊急】
といった目立つ表記して注目させるのも手です。

逆に、
 
  • 【業務外】
といった優先度の低いワードを明記すると、忙しい受信者からも「デキる」と感心されるでしょう。
 

宛先を明確にせよ

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一対一の効果

メールを受信して、宛先やCc(Carbon Copy)に複数のアドレスが入っていた場合、受信者は、誰宛のメールなのかが判別しにくい時があります。

一対一のメールであれば、自分宛だとわかります。

でも、「宛先欄に入っているアドレス全員宛ですよ」という主張もあるかもしれませんが。
 

固有名詞のメリット

そんなことにならないように、次のようにすることをお勧めします。

Ccメールの本文の頭に、必ず「〇〇さん」と固有名詞を入れるようにしてください。

こうすると、受信者が確実に自分が取るべきアクションを、そのメールから汲み取ります。

例えば、作業をお願いするような依頼メールがCcで来たとします。

人は自分の見たいものしか見ませんから、自分への作業依頼とは認識しないのです。

つまり、全員が「他の誰か宛」と思ってしまうと、その作業依頼には誰も対応してもらえないのです。

また、急いでいるとつい「皆さん」とか「宛先各位」としてしまいがちです。

しかし、宛先が数名程度であれば、極力固有名詞を含めたメールにするといいでしょう。
 

「~さん」がオススメ

その際の固有名詞は「~さん」づけが便利です。

役職をつける習慣のある組織もありますが、人事異動が発生するたびに確認する手間が発生します。

まして役職を間違えたりしたら、大変ですね。

昨今、降格や逆転人事が増えているので、気を付けたいです。

また、コミュニケーションの阻害要因にもなってしまいますから。
 

Bccを有効活用する

どのメールソフトにも参考で送信するCc(Carbon Copy)と、それが相手に見えないBcc(Blind Carbon Copy)の機能があります。

あなたは、このBccの機能を使いこなしていますか?
 

Bccの活用

 
使い方のパターン
Bccの使い方としては、2つのパターンがあると思います。
 
  1. 宛先の人に知られたくないけど、内容を知っておいてほしい人をBccに入れて送信する場合。(受信者同士が知り合いでない場合も、こうした配慮が必要)
  2. 宛先多数の場合、対象全てをBccに入れて送信する場合。
 
使い方のコツ
これらに加えて、Bccの使い方のコツを以下で紹介します。
 

①善意・悪意のReply All の回避

Reply All で返信し合ってしまうと、本来受信しなくてもいいメールを受信させられる人が増えますが、Bccだとこれを回避できます。

 

②宛先が示す意図の隠蔽

これは、たまに使うテクニックとして紹介します。

督促や注意喚起のように、言いにくい事を「宛先多数につきBccにて失礼します」と書きながら、実はその人だけに「Bcc」で送付する、といった手法です。

 

③宛先欄がダラダラと長く表示されることの回避

相手のメールソフトの機能にもよるのですが、これも意外と盲点です。


 

Bccのメリット

 
  • 相手が受信する不要なメールを減らせる
  • カドを立てずに要件を伝えられる
  • 宛先欄をスッキリさせられる
 

メールでは、あなたのマナーも見られていることを意識して、賢く使うようにしてください。
 

箇条書きにする

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箇条書きのコツ

自分が書いたメールを読んでもらいやすくするテクニックに、『箇条書き』があります。

ここでは、大きく2つのコツを教えます。

 
レベル感を一致させる
これは、文体でいえば体言止めならば体言止めで、全ての項目を統一することです。

(~です。~ます。とか、~である。など)

また、要素についても、同じものを列挙することをオススメします。
 
羅列しすぎない(マジカルナンバー7)
 
「マジカルナンバー7」とは

人間が一度に認識、または記憶できる要素が7つまでで、心理学の世界では、それを超えると一気に認識率・記憶率が低下してしまうといわれています。

なので、箇条書きは多くても7項目以内に抑えた方がいいでしょう。
 
カテゴライズの工夫

もし、それ以上の項目がある場合は、カテゴライズを工夫しましょう。

全体を2~3つに分ける「親要素」を決めて、その中に「子要素」を分配していく構造化を図るといいですね。
 
7と8の差

日本語で『7』といえば、「七福神」や「なくて七癖」、「親の七光り」などがあります。

これらは、「数えられる程度の数」という意味があるそうです。

それでは『8』は、というと「嘘八百」や「旗本八万騎」のように、「たくさん」を意味する言葉に変わります。

日本のプロ野球が2つのリーグに分かれたのも、8球団に至ったときでした。
 

一歩踏み込んだ内容にする

 

対話とメール

メールをしてて相手からの反応で困るのが、何度もメールを往復でやり取りしないと次のステップに進めない場合です。

例えば、会議のスケジュールを確定するケースです。

A: 「〇〇の件で来週お時間いただけますか?」

B: 「はい、いいですよ」

A: 「では、いつ頃が都合良いですか?」

B: 「来週の前半でお願いします」

A: 「では、火曜日の10時はいかがでしょうか?」

B: 「あいにく、そこだけは予定が入っています」

こんな感じでメールでやり取りしていると、その間に別の予定が入ってしまうかもしれません。

対面での会話との違いがここなんです。
 

やり取りの工夫

本来であれば、Aさんの最初の発信でスケジュールの幅や複数の選択肢を提示してやることで、簡単にすむ内容です。

A: 「〇〇の件で来週お時間いただけますか?よろしければ、火曜日の10時~15時の間で30分間、ご都合つくタイミングをお知らせください」

B: 「はい、承知しました。では、14:30~15:00で、2Fの応接室にお越しください」

こうすることで、返信するBさんも一歩踏み込んで、場所を決めて連絡してくれたりします。

効率よく仕事を進めるためには、やり取りを最小限に収める工夫をする必要があります。